Blog (du centre d'affaires)

[10/05/2013] Une secrétaire externalisée

La relation écrite reste une nécessité incontournable de toute activité professionnelle.

 

Que cet écrit se transmette par voie postale ou par mail, la retranscription de la parole exige, pour de longues années encore, une étape de retranscription/mise en page/correction qui, à moins de sacrifier son image, ne peut être assurée que par une secrétaire compétente ou l'auteur lui-même.

 

Inutile de s'étendre sur les formidables avancées techniques de la reconnaissance vocale qui, même bien réelles, sont encore dans l'impossibilité de se passer d'une relecture assidue et de corrections chronophages.

 

Le Centre d'Affaires Métropole a développé une cellule de secrétariat dactylographique qui répond aux besoins de nombreuses professions libérales ou entreprises :

 

- Avocats et professions juridiques : compte-rendu d'audience, correspondance courante

- Professions médicales : compte-rendu opératoire ou de consultation

- Experts : rapport d'expertise, convocation

- Consultants : rapport d'audit, recommandations

- Toutes entreprises : surcharge ponctuelle de travail, absence de secrétaire ou choix stratégique

- Artisans : devis, recouvrement, correspondance courante

- Etc...

 

Les avantages sont multiples :

 

- Coût économique réduit à la seule utilisation : pas de salaire et donc de charges sociales récurrentes

- Confidentialité accrue : aucune personne liée à l'entreprise n'est en contact avec ce qui est rédigé

- Efficacité en toutes circonstances : pas de "panne" de secrétaire, ni retards ni oublis

- Qualité garantie et constante : respect des usages et instructions particulières

- Efficacité d'un processus de travail : délai rapide et facturation au nombre de caractères saisis (pas de doute sur le temps passé)

 

Au-delà des outils traditionnels peu pratiques (dictaphone à cassette), le Centre d'Affaires Métropole privilégie et recommande désormais le dictaphone numérique que l'on peut installer sur son smartphone (iTunes pour iPhone, iPad, ou pour appareils de type androïd avec GooglePlay).

 

La simplicité d'usage et de transmission des dictées est sans pareille, car elle s'effectue instantanément par mail en appuyant sur une touche pré-programmée à l'adresse du télé-secrétariat qui réceptionne les travaux, en accuse réception et en assure la prise en charge.

Une fois la retranscription effectuée, un fichier au format souhaité (Word, Text, Pages) est retourné au client pour édition ou imprimé sur papier entête pour être traité suivant les modalités définies par avance et recoupé éventuellement avec des pièces à joindre.

 

Ces nouvelles relations de travail en plein développement répondent à l'accélération constatée des attentes des différents interlocuteurs, mais également à un mode de fonctionnement plus souple et moins contraignant que la traditionnelle et coûteuse embauche d'une secrétaire à demeure du fait d'un droit du travail sans cesse plus complexe et hasardeux.

 

Nous serons toujours disponibles pour vous aider dans le choix de l'application et son installation.

 

Renseignements :

Nicolas Duhamel - Tél. 03 22 71 66 66